Заява про конфіденційність

Ми збираємо персональні дані, коли ви реєструєтесь через наш вебсайт, особисто, за допомогою зовнішніх джерел (наприклад, сайтів пошуку роботи) або через канали соціальних мереж. Якщо ви реєструєтесь через соціальну мережу, вам буде показана остання версія цієї заяви, і реєструючись, ви погоджуєтесь з її умовами. Залежно від етапу наших відносин ми обробляємо різні типи даних:

До працевлаштування (реєстрація або подання заявки)
Коли ви реєструєтесь у нас, подаєте заявку через вебсайт або відбувається перший контакт, ми збираємо, зокрема:

• ім’я, прізвище, адресу, контактні дані, дату народження, стать та громадянство;
• резюме (CV), досвід роботи, освіту, мотивацію та доступність;
• мотиваційні листи, нотатки співбесід, вступне відео або будь-яку додаткову інформацію, яку ви надаєте;
• дані, автоматично зібрані через наш вебсайт або додаток, наприклад, cookies;
• для самозайнятих осіб: вищевказані дані, доповнені інформацією про погодинну ставку, сферу діяльності, мобільність, дані Торгової палати та інші бізнес-дані.

Ми використовуємо ці дані, щоб оцінити, чи можемо ми знайти для вас відповідне робоче завдання, а також щоб підтримувати з вами контакт.

Після працевлаштування
Як тільки ви починаєте працювати через нас або ми укладаємо з вами угоду, ми обробляємо додаткові дані, зокрема:

• реєстраційний номер громадянина (BSN), посвідчення особи, дозвіл на роботу (якщо застосовується);
• контракти, трудові угоди, дані про результати роботи або оцінки, зарплата та банківські реквізити;
• дані про відсутність та стан здоров’я (якщо це актуально), інформацію про пенсійне забезпечення та страхування;
• для використання додатку Covebo Square: дані облікового запису та інформацію про місцезнаходження;
• для міжнародних працівників: інформацію про страхування, житло, транспорт та підтримку в Нідерландах;
• для самозайнятих осіб: вищевказані дані, доповнені номером ПДВ, платіжними реквізитами, інформацією про контракт та даними про завдання.

Ці дані є необхідними для виконання вашої угоди, нарахування заробітної плати, контролю та адміністративних обов’язків, таких як податки та страхування.

Дані клієнтів, постачальників і ділових партнерів

• Від ділових контактів ми в основному обробляємо: ім’я, посаду та робочі контактні дані;
• номер у торговому реєстрі, номер ПДВ та банківські реквізити;
• дані, необхідні для укладання або виконання угод;
• інформацію з комунікації з нашими працівниками або системами.

Надання персональних даних не є обов’язковим, проте це може вплинути на наші послуги. Якщо певні дані вимагаються законом, договором або для угоди, ми повідомимо вам, що це означає і які можуть бути наслідки у разі їх ненадання.

Ми збираємо та обробляємо дані для надання наших послуг. Ми робимо це на підставі таких правових підстав:

• виконання договорів;
• юридичні зобов’язання;
• ваша згода;
• законні інтереси (свобода підприємницької діяльності).

Якщо обробка базується на вашій згоді, ви можете відкликати її в будь-який час, зв’язавшись із нами за адресою privacy@houseofcovebo.nl.

Ми використовуємо ваші дані для таких цілей:

Рекрутинг, відбір і працевлаштування

• підбір кандидатів до вакансій чи завдань;
• оцінка придатності та доступності кандидатів або самозайнятих осіб;
• кар’єрні консультації та супровід;
• управління заявками та супровідною кореспонденцією;
• використання додатку Covebo Square (наприклад, для навігації та управління обліковим записом);
• зв’язок через сайти пошуку роботи та соціальні мережі щодо можливостей працевлаштування.

Виконання договорів

• обробка трудових, посередницьких або договірних угод;
• ведення зарплатної та фінансової адміністрації, включаючи податкові відрахування;
• управління корпоративними автомобілями, витратами на відрядження та штрафами;
• страхування (наприклад, від тимчасової непрацездатності, відповідальності чи нещасних випадків);
• супровід у разі хвороби та реінтеграція;
• управління діловими контрактами з клієнтами, постачальниками та партнерами.

Управління відносинами

• підтримання контактів із клієнтами, постачальниками та діловими партнерами;
• обробка контактних запитів через вебсайт (наприклад, контактні форми);
• опитування задоволеності клієнтів та оцінка наших послуг;
• надсилання сувенірів, запрошень на зустрічі чи заходи;
• зв’язок щодо доступності, планування роботи та робочої комунікації;
• управління відносинами з інвесторами.

Маркетинг і комунікація

• діяльність у сфері прямого маркетингу (наприклад, розсилки, інформаційні бюлетені та пропозиції);
• надання інформації про наші послуги, навчання чи заходи;
• маркетингові активності, спрямовані на шукачів роботи чи клієнтів;
• аналіз електронної пошти та використання вебсайту для оптимізації комунікації.

Управління, організація та ІТ

• підтримка, безпека та розвиток вебсайтів і ІТ-систем;
• управління внутрішніми системами для операційних процесів;
• сертифікація якості та оптимізація процесів;
• внутрішній контроль, управлінська звітність, безпека бізнесу та аудити.

Юридичні зобов’язання та відповідність

• дотримання трудового, податкового та соціального законодавства;
• обов’язки щодо зберігання даних та їх перевірка;
• дотримання інших відповідних норм про конфіденційність та галузевих законів.

Стратегічне та юридичне управління бізнесом

• юридичне та комерційне управління організацією;
• управління ризиками та внутрішні аудиторські процедури;
• злиття, поглинання чи інші стратегічні бізнес-активності (включаючи перевірки due diligence).

Ми ділимося вашими даними із зовнішніми сторонами лише тоді, коли це необхідно для надання наших послуг або коли ми зобов’язані це зробити за законом. Це включає, зокрема:

• (потенційні) клієнти та бізнес-партнери, де ви можете бути працевлаштовані або виконувати роботу;
• постачальники послуг, які нас підтримують, такі як IT-провайдери, бухгалтери, юристи або аудитори;
• пенсійні фонди, служби охорони праці, страхові компанії та банки для супроводу відсутності, здійснення виплат і забезпечення умов працевлаштування;
• державні органи, якщо ми юридично зобов’язані це робити або на підставі судового рішення;
• партнери з навчання та розвитку, такі як навчальні агентства або освітні установи;
• сторони, які організовують житло, транспорт і страхування для міжнародних працівників.

House of HR
House of Covebo є частиною House of HR, мережі компаній, що працюють у сфері працевлаштування та HR-послуг у межах Європейської економічної зони (ЄЕЗ). У рамках цієї групи ми іноді співпрацюємо у сферах IT та управління системами, бухгалтерського обліку та адміністрації, управління дебіторською заборгованістю, аналізу, звітності та статистики, а також у прямих маркетингових активностях. House of Covebo залишається вашим першим контактним пунктом для питань конфіденційності.

Ваші персональні дані, як правило, обробляються в межах Європейської економічної зони (ЄЕЗ). Якщо дані все ж передаються за межі ЄЕЗ, це відбувається лише тоді, коли країна забезпечує належний рівень захисту відповідно до рішення Європейської комісії або на підставі стандартних договірних положень. Крім того, ми застосовуємо додаткові технічні та організаційні заходи безпеки, такі як шифрування та мінімізація обробки даних. Для передачі даних до Сполучених Штатів може використовуватися EU–U.S. Data Privacy Framework або Центри спільних послуг (SSC). Таким чином ми гарантуємо, що ваші дані завжди захищені відповідно до європейських правил конфіденційності.

Якщо ви хочете отримати більше інформації про передачу ваших персональних даних за межі ЄЕЗ, ви можете зв’язатися з нами електронною поштою: privacy@houseofcovebo.nl.

У House of Covebo ми вважаємо важливим, щоб ваші персональні дані були належним чином захищені. Тому ми застосовуємо відповідні технічні та організаційні заходи, такі як шифрування, контроль доступу, захищені IT-системи, регулярні перевірки та навчання наших співробітників. Ми робимо все можливе, щоб запобігти витокам даних, але повністю виключити їх неможливо. Якщо щось несподіване все ж відбувається, ми діємо негайно, щоб обмежити наслідки, та виконуємо наші юридичні зобов’язання, включаючи повідомлення про порушення захисту даних.

House of Covebo обробляє ваші персональні дані ретельно, відповідно до GDPR, і не зберігає їх довше, ніж це необхідно на основі відносин та застосовної правової підстави (наприклад, згоди або виконання договору).

Кандидати
Якщо ми отримуємо ваші дані без згоди (наприклад, через сайти пошуку роботи), ми зберігаємо їх не довше ніж 4 тижні після завершення процедури. Протягом цього часу ми запитуємо вашу згоду на зберігання даних до 2 років. Якщо згоди немає, ваші дані після 4 тижнів автоматично анонімізуються. Це також стосується прямих реєстрацій через наш вебсайт.

Працівники
Після початку трудових відносин правова підстава змінюється на виконання трудового договору. Тоді діють законодавчо встановлені строки зберігання:

• облік заробітної плати та фінансова адміністрація: 7 років після припинення трудових відносин;
• копія посвідчення особи, трудовий договір, податкова декларація: 5 років після припинення трудових відносин;
• інші дані особової справи (наприклад, дипломи та облік відсутності): 2 роки після припинення трудових відносин.

  Якщо дані більше не потрібні, вони будуть безпечно видалені або анонімізовані. У виняткових випадках (наприклад, судові процеси або реалізація прав на захист приватності) дані можуть зберігатися коротший або довший період.

Якщо ми обробляємо ваші персональні дані, ви маєте право на доступ, виправлення, видалення, обмеження обробки, перенесення даних, заперечення, а також право подати скаргу до Нідерландського органу із захисту даних (Dutch Data Protection Authority). Для цього ви можете звернутися до своєї контактної особи або надіслати електронного листа на адресу privacy@houseofcovebo.nl. Ми відповімо протягом одного місяця, якщо тільки не буде необхідності продовжити термін. Іноді ми повинні відмовити у виконанні запиту; у такому випадку ми пояснимо причину. Для підтвердження особи ми можемо попросити надати документ, що посвідчує особу.

Якщо у вас є запитання, коментарі або скарги щодо захисту чи використання ваших персональних даних, ви також можете зв’язатися з нашим уповноваженим із захисту даних (DPO) за адресою: dpo@houseofcovebo.nl.

House of Covebo не приймає рішень, які мають значні наслідки для вас, на основі виключно автоматизованої обробки без участі людини.

Ця заява про конфіденційність регулюється законодавством Нідерландів.